Dietas y gastos de viaje IRPF

Los gastos de viaje y las dietas a efectos de tributación en el IRPF

Los gastos de locomoción y las dietas de viaje son retribuciones de carácter irregular que responden a los gastos que genera en el trabajador la orden empresarial de desplazamiento provisional o temporal a un lugar distinto a aquel donde habitualmente presta sus servicios o donde radica el centro de trabajo, para efectuar tareas o realizar funciones que le son propias.  El abono de estos gastos está excluido de la base de cotización y exento de tributación, siempre que no exceda de unas determinadas cantidades. 

Concepto, límites y cuantías de los gastos excluidos de la base de cotización y exentos de tributación:

  • Dietas:
Las dietas de viaje se tratan de retribuciones irregulares que compensan al trabajador los gastos producidos en los desplazamientos por necesidades de su trabajo fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo y se ve obligado a tener que pernoctar o realizar comidas principales fuera de su domicilio.
La comida solo tendrá la consideración de dieta a efectos laborales cuando tenga su origen en un desplazamiento en las condiciones expuestas. Cuando no sea así, tendrá la consideración de salario en especie (comidas en el comedor de la empresa, tickets restaurante, etc.).
Las dietas, en cuanto importes satisfechos por las empresas a sus trabajadores para cubrir los gastos de desplazamiento, manutención y estancia derivada de los viajes de trabajo, están exentas de tributación y de cotización, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, el lugar y el motivo y no se sobrepasen los importes considerados normales por la normativa del IRPF. A los efectos indicados, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos estarán sujetas a gravamen.
  • Locomoción:
Los gastos de locomoción resarcen al trabajador los gastos que por dicho concepto efectúe en los desplazamientos provisionales o temporales a un lugar distinto del que habitualmente realiza su actividad laboral y por orden de la empresa. Se puede satisfacer el importe de los mismos o en el que caso de que el trabajador se desplace con su propio vehículo, abonarle un precio por kilómetro. Su cuantía se establecerá en este caso en el convenio colectivo o pacto entre trabajador y empresario. Por gastos de locomoción a efectos de lo previsto en los arts. 9.A.2 b) y 9.B.1 a) del Reglamento del IRPF, se excluirá de gravamen: 1. Cuando se utilicen medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente. 2. La cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
  • Manutención y estancia:
Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia. En este caso el art. 9 del Reglamento del IRPF distingue: Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes: Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero. Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero. Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.  En el caso del personal de vuelo de las compañías aéreas, se considerarán como asignaciones para gastos normales de manutención las cuantías que no excedan de 36,06 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 66,11 euros diarios si corresponden a desplazamiento a territorio extranjero. Si en un mismo día se produjeran ambas circunstancias, la cuantía aplicable será la que corresponda según el mayor número de vuelos realizados. Cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino. La cuantía de los gastos de locomoción y de las dietas exceptuadas de gravamen en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
En relación con el art.17.1.d) LIRPF y 105 LGT (RCL 2003, 2945) conlleva que, según dicho precepto, es el empresario pagador de las dietas por gastos de locomoción, manutención y estancia, el que debe acreditar el día y lugar de los desplazamientos y su razón o motivo.  Ello no exime al trabajador de acreditar el resto de requisitos necesarios para que las cantidades percibidas no estén sujetas a gravamen, entre ellos, singularmente, cuando sea necesario, la realidad misma de los gastos.  Tampoco limita esta norma la valoración razonable de la prueba aportada que pueden hacer, tanto la AEAT, como los tribunales económico- administrativos y los órganos judiciales.